Người Nhật luôn khiến cả thế giới phải ngả mũ nể trọng và học hỏi bởi khả năng làm việc và hiệu suất công việc ở mức cao nhất. Vậy bí quyết nào đã giúp họ làm được điều này? Hãy cùng Nam Triều tìm hiểu kỹ năng Horenso – một nét văn hóa đặc trưng trong nền văn hóa làm việc chốn công sở của xứ sở Mặt Trời Mọc nhé.

1. Định nghĩa kỹ năng Horenso

     Cụm từ Horenso được cấu thành từ 3 từ: hokoku (báo cáo), renraku (liên lạc), sodan (thảo luận).

     Horenso được viết tắt từ 3 kĩ thuật giao tiếp trong công sở và trở thành quy tắc không thể thiếu trong mỗi công ty Nhật Bản. Chính vì thế, mọi nhân viên làm việc tại công ty ở Nhật Bản hoặc công ty chủ đầu tư Nhật Bản đều phải thành thạo bộ kỹ năng này.

2. Phân tích kỹ năng Horenso

5. 報告(hokoku): báo cáo

     Bạn nên nhận thức được rằng báo cáo là một nhiệm vụ hàng ngày/hàng tuần. Chủ động báo cáo tiến độ công việc sẽ giúp cấp trên hiểu rõ, có cái nhìn tổng quan hơn về các nhân viên trong công ty và dễ dàng đưa ra các giải pháp ứng phó kịp thời, đặc biệt trong trường hợp bạn hoặc ai đó bị chậm tiến độ hơn so với mọi người.

     Những nội dung bạn cần phải báo cáo cần ngắn gọn, súc tích và một vài điều có thể kể đến như:

     - Tiến độ công việc

     - Kết quả công việc được giao

     -  Câp nhật tình trạng đối thủ/đối tác

     - Sự thay đổi đột ngột về một vấn đề nào đó liên quan đến công việc chung

5. 連絡(renraku): liên lạc

     Thông báo trực tiếp/gián tiếp ngay khi có một vấn đề đột ngột cần xử lý là điều vô cùng cần thiết. Cập nhật, chia sẻ đúng nội dung cho cấp trên, đồng nghiệp có thể sẽ cải tiến chất lượng làm việc, tìm ra phương hướng giải quyết và cùng nhau rút kinh nghiệm cho đợt hợp tác sắp tới.

5. 相談(soudan): bàn bạc

     Một điều đáng lưu ý trong quy tắc làm việc nhóm đó chính là rất ít trường hợp một ý kiến cá nhân có thể đưa ra một kế hoạch, ý tưởng hoàn hảo. Bởi xét cho cùng, đó chỉ là góc độ nhìn nhận của một người. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình. Đặc biệt với các nhóm trưởng, các bạn không được có tư tưởng bảo thủ mà phải nhìn nhận vấn đề theo nhiều chiều hướng để lựa chọn điều tốt nhất.

3. Ứng dụng Horenso trong công việc như thế nào?

     Tình huống thực tiễn: bạn là trưởng nhóm của một dự án truyền thông nhưng bị ốm và quá mệt để đi làm.

     Cách xử lý theo quy tắc Horenso đó là:

     _ Hokoku: xin phép nghỉ ốm và báo cáo tiến trình làm việc cụ thể với cấp trên qua các công cụ liên lạc.

     _ Renraku: liên lạc với các đồng đội để họ biết về tình trạng của bạn và bàn giao công việc cho phó nhóm để dự án truyền thông không bị trì hoãn.

     _ Soudan: có thể thảo luận với phó nhóm về những công việc quan trọng đáng lưu tâm và cần đặt lên hàng đầu.

     Một đội chỉ có thể mạnh nếu nó được hỗ trợ bởi tất cả các cá nhân. Vì vậy, tinh thần làm việc nhóm luôn được người Nhật rất coi trọng. Thông tin hữu ích nên được chia sẻ với những người khác và với nhau,  không chỉ  cho  cá nhân.